במהלך שנות עבודתי ביצעתי וראיתי פעמים רבות ארגונים שמבצעים ניהול סיכונים. לעיתים התהליך מוצלח מאוד והארגון מצליח לקבל תובנות אמיתיות ומשמעותיות ולעיתים לא. בפוסט הקודם סקרתי גישות שונות של ארגונים שיכולות להשפיע על ההצלחה או חוסר ההצלחה של התהליך. היום אציג בפניכם גורמים שבגללכם התהליך עלול שלא להצליח ולבסוף גם טיפים להצלחתו.
1. הגורם האנושי
כולנו אנשים המושפעים מרגשות וגורמים אנושיים מעורבים בתהליכי קבלת החלטות. יש לתת את הדעת בצורה משמעותית לכך ששיקולים שאינם בהכרח מקצועיים עלולים להשפיע ולהיות מודעים להם – למשל נטיית ליבו של מנהל הפעילות, חששות, אינטרסים אנושיים צרים.
2. חוסר ידע
יש לנסות ולאמת את המידע המעורב בתהליך ולוודא כי הוא מהימן. מידע לא מהימן עלול להוביל להחלטות שגויות.
3. שינויים בסביבה
הדינמיקה המהירה של השינויים סביבנו יכולה ליצור מצב בו ההחלטות שמתקבלות נכונות לאתמול – רגולציה, סביבה עסקית, טכנולוגיה, כולם גורמים משתנים בסביבה. לכן, יש לשמור על עדכון שוטף ולהבין כי שינויים תכופים משפיעים גם על הסיכונים ובהתאם על החלטותינו בנושא.
4. ניהול
פעמים רבות מבוצע תהליך של ניהול סיכונים הגורר אחריו פעילות נדרשת ובקרת ביצוע. ללא בקרת מנהלים מתאימה אנו עלולים למצוא עצמנו עם החלטות ללא ביצוע שכמובן יגררו סיכונים ללא מענה.
5. לקוחות
הלקוח יכול להיות גורם מדרבן לניהול הסיכונים אולם גם להיות גורם המפריע לתהליך. נתקלתי במקרים של לקוחות שהיו מזועזעים מהעובדה שיש סיכונים בתהליכים מולם וכאשר הוצגו להם סיכונים קיימים מתוך רצון לשתפם ולנהל סיכונים במשותף לא התקבל שיתוף הפעולה המבוקש והם הפכו גורם מפריע בתהליך. אז כן. יש לתת את הדעת גם לגורם זה.
אז מה כן מומלץ לעשות?
גיבוש צוות
תהליך ניהול הסיכונים מתחיל בגיבוש צוות. ניתן, אולם לא רצוי לנהל תהליך של ניהול סיכונים לבד.
יש לבחור בקבוצה של אנשי מקצוע המכירים את תהליכי העבודה בהם אנו דנים, מודעים ומכירים את הגורמים העלולים לסכן אותם. לא צריך בהכרח קבוצה גדולה, מס' אנשים מתאימים יכולים בהחלט להספיק לביצוע.
מנהל צוות
מתוך הצוות יש לבחור מנהל לצוות. זה שיקבל החלטות ויהיה בעל הסמכות להעלות הלאה אפשרויות ביצוע או יהיה בעל יכולת להחליט בעצמו, בעל יכולת להקצות משאבים מתאימים ובעל הבנה מספקת מה כדאי לעשות ולא פחות חשוב מה לא כדאי לעשות
פתיחות והקשבה
יש לשמור על פתיחות והקשבה - דיוני ניהול סיכונים יכולים להיות סוערים ורגישים. בחלקם עוסקים בנושאים רגישים וחשוב מאד לנהל את הדיונים תחת הקשבה ותחת פתיחות לרעיונות, לשאלות ולדיונים פתוחים שיאפשרו יצירתיות ויוזמה למשתתפים.
סדר ושיטה
התהליך המפורט במדריך שיטתי וסדור. יש לעבוד לפיו, לא לדלג על שלבים גם אם הם נראים מובנים, להשתמש בטבלאות ולמלא אותם בצורה מלאה.
רישום ותיעוד
הרישום והתיעוד הינם חלק חשוב מההגעה לפתרונות וליכולת ניתוח טובה ולא פחות חשוב, תהליך ניהול הסיכונים הוא תהליך דינמי המשתנה עקב גורמים שונים וחשוב שנזכור ונדע מה כבר עשינו , למה התייחסנו ומה מערכת השיקולים שהביאה אותנו להחלטות
לסיכום, מדובר בשיטה מצוינת שאם עושים אותה בצורה טובה יכולה לתרום מאוד לארגון. בעזרתה אפשר להגיע לסיכונים שבמידה ויתממשו עלולים לגרום לארגון להפסדים. כדאי לשים לב לגורמים שעלולים להכשיל את השיטה ולהתמקד בעקרונות להצלחה.
היא יכולה להוות בסיס לקבלת החלטות ולאפשר קבלת החלטות על בסיס ניתוח מסודר ולא רק תחושות בטן.
