כמה פעמים פנה אליך הלקוח ואמר לך שהגיע שאלון או סדרת דרישות מלקוח שביקש לענות עליו תוך שבועיים כי אנחנו כבר מאחרים....? או קיבלת הודעה על סוקר מטעם הלקוח שצריך להגיע ואינך יודע בדיוק איך להיערך? ואיך לא ליפול במבדק?
למי שנתקל בכך בפעם הראשונה זה די מפתיע ודי מלחיץ, למי שכבר היה שם זאת איננה הפתעה אך עם זאת, דורש הרבה עיסוק וזה תמיד לא בזמן. איך עונים לדבר הזה? מהיכן מתחילים? מה אני צריך לשנות או איך להציג נכון את מה שכבר אני עושה? אין לי זמן להשקיע בכך..
הנה כמה עצות לעמוד בפני האתגר:
א. ניתוח יסודי של דרישות הלקוח: לפני הכול קרא היטב את שאלון הלקוח ולא בכדי. מענה נכון מושתת על הבנה יסודית של הנדרש
התחל לעבור על השאלון וסמן באילו סעיפים אתה כבר עומד. באם אינך בטוח התייעץ עם גורמים נוספים בחברה.
ב. קל ופשוט: בשלב הבא חפש את הדרישות הקלות ביותר בהן אינך עומד, כאלו שדורשות פתרון פשוט, גיליון אקסל, או טופס קצר שאפשר להטמיע בקלות. הטמע את הדרישות (שוב בהנחה שפשוט ליישם זאת) ותוכל לסמן V בשאלון הלקוח.
ג. הבן מה לא נדרש: לעיתים יש חוסר התאמה בין השאלון (שיכול להיות כללי למגוון רב של ספקים) ששולח הלקוח ובין הדרישות החוזיות.
אמנם דרישה חוזיות או תקנים אליהם אתה מוסמך מחייבים, אולם כדאי לבדוק ביסודיות אם אמנם אתה צריך לעמוד בדרישות אחרות.
אין זאת בושה לרשום בשאלון "לא נדרש חוזית". נכון לגמרי שהיכולת לרשום זאת כמענה קשורה במגוון גורמים כמו הקשר עם הלקוח, עוצמת הבקשה, נכונותה ועוד אולם לא כל מה שמבקש הלקוח ואינו חוזי מחויב למענה על ידי הספק.
לדוגמה - אחד מהארגונים שאני עובד איתם קיבל מהלקוח דרישה לiso27001. כנשלח אליה שאלון מהלקוח הופיעו סעיפים שהלקוח רצה אך בפועל אינם נדרשים כחלק מהתקן ואינם מחייבים חוזית. הספק ביצוע חשיבה האם לספוג את העלות והזמן או לפנות ללקוח למשא ומתן.
ד. חברים: כעת נותרת עם הסעיפים היותר מסובכים ומורכבים ליישום אשר נדרשים ותקפים מבחינת הלקוח. באם אינך עומד בדרישות אלו -התייעץ. חפש באינטרנט פתרונות, חברות שמספקות שירותים, ייעוץ מקצועי או אפילו קורסים קצרים שנבנו במיוחד להטמעה מהירה. תופתע לגלות על כמה פתרונות חשבו כבר לפניך.
ה. נתקעת? שאל את הAI: אחד הכלים החזקים שאני משתמש בהם ביום יום הוא ה-AI. כשאתה מתלבט התייחס אליו כעוד קולגה שאפשר לפנות אליה לעזרה. ניתן להשתמש בו כשנדרשת הבנה של ידע כללי, מענה לדרישות ספציפיות ואפילו לכתיבה של מסמכים.
חלק מהשלבים מטה נראים טריוויאליים ביותר. מי לא עושה אותם? כולם . נכון? מניסיוני לא כול השלבים מבוצעים ביסודיות ובדיוק שיכולים לחסוך זמן והתעסקות רבה.
בסופו של דבר, עלינו לבצע תהליכי בקרה מדויקים כדי להבטיח שאנו עונים על דרישות הלקוח הן הפשוטות והן המורכבות תוך איזון שיתאים גם לצרכי הארגון.
